個人情報の取り扱いについて

当社における個人情報の取り扱いについて以下に公表致します。

個人情報保護管理者について

当社は保有する個人情報を適正に取り扱うため、取締役を個人情報保護管理者として定めております。また、その実務管理者として次の者を定めております。

経営監査室 室長

TEL:011-231-8301

個人情報に関する問い合わせ窓口について

個人情報をご提供いただいた際に明示しました担当窓口に、それぞれお申し出ください。なお、担当窓口が不明な場合は次の窓口またはお問い合わせフォームへお申し出ください。

株式会社HBA 総務部

〒060-0004 札幌市中央区北4条西7丁目1番地8

TEL:011-231-8301(受付時間 9:00~17:30 土・日、祝日、弊社指定の休業日を除く)

認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

認定個人情報保護団体の名称
 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先
 個人情報保護苦情相談室
住所
 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話番号
 03-5860-7565 / 0120-700-779
【当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありません。】

個人情報の利用目的について

当社で保有する個人情報は、次の利用目的の範囲内で取り扱います。なお、個別に利用目的を通知・公表する場合には、その利用目的によるものとします。

個人情報 利用目的

1.業務委託の履行に伴う個人情報

お客様(自治体、官公庁、民間企業等)から受託した氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、性別、勤務先、個人番号、その他(納税者情報、給与情報、口座情報、財産情報、身体障害情報、レセプト情報、健診情報、人事履歴、購買履歴、各種公的試験の受験者情報等)受託業務に必要な情報

システム開発・保守・運用・コンサルティング業務の個人データ利用
システムの職員研修・教育に伴うお客様情報の利用
受託計算サービス業務の個人情報データ利用
以下のアウトソーシングサービスでの、個人情報を含むデータの利用
 ・データ穿孔業務
 ・電子帳票作成業務
 ・各種帳票印刷、帳票加工等(印刷、裁断、製本、封入封緘)
 ・各種出力物の仕分け・発送
 ・インターネットデータセンター(IDC)業務
その他、お客様から委託された業務を遂行するための、個人情報を含むデータの利用

2.お客様の個人情報

氏名、住所、所属先、電話番号・メールアドレス等の連絡先情報

お客様との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求
セミナー・展示会等のイベント案内
商品・サービスの情報や宣伝物等の提供
商品・サービスの提案、販売
保守・サポートの提供
よりよい商品・サービス開発のための調査・分析

3.イベントへの参加やアンケートにご記入いただいた皆様の個人情報

氏名、住所、所属先、電話番号・メールアドレス等の連絡先情報

イベントに関する連絡、関連情報の提供
関連商品またはサービスのご案内

4.お取引先の個人情報

氏名、住所、所属先、電話番号・メールアドレス等の連絡先情報

お取引先との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求

5.当社へ入社を希望される方の個人情報(※ 外部の就職活動サイトより提供される個人情報も含む)

氏名、住所、所属先、電話番号・メールアドレス等の連絡先情報、性別、成績、健康診断結果、保有技術情報、職歴

採用選考、及び採用に関連する連絡・情報提供

6.当社を退職された方の個人情報

氏名、住所、電話番号・メールアドレス等の連絡先情報

社会保険等に関連する連絡、手続き

7.協力会社の従業員情報並びに事業主の個人情報

氏名、所属先、電話番号・メールアドレス等の連絡先情報、保有技術情報、業務履歴

協力会社従業員のスキル確認
契約および履行に関わる手続き
協力会社従業員に対する就業管理
協力会社従業員の入退管理等

8.当社へお問い合わせ、または当社を来訪された皆様の個人情報

氏名、住所、所属先、電話番号・メールアドレス等の連絡先情報、監視カメラで撮影した顔や容姿等の画像データ

お問い合わせへの対応
防犯、入退管理

上記項番2~8の個人情報について、記載の利用目的以外で個人情報を利用する必要が生じた場合には、あらかじめ本人の同意を得た場合、及び「個人情報の保護に関する法律」その他条例により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、その利用についてご本人の同意をいただくものとします。

個人情報の委託について

当社では、業務の一部を外部に委託することがあります。この場合、委託先の選定にあたっては十分な個人情報の保護水準を満たしているものを選定し、秘密保持契約を締結する等、委託先の適切な監督に努めます。

個人情報の第三者提供について

当社は、次の場合を除き、保有する個人情報を第三者には提供しません。

  • 本人の同意がある場合
  • 法令に基づき開示、提供を求められた場合
  • 人命、身体または財産の保護のために必要であって、本人の同意を取ることが困難な場合
  • 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
  • 国または地方公共団体等が公的な事務を実施する上で、協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

個人情報の開示等について

1.開示等の対象となる個人情報

※「開示等」とは、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者提供の停止のことを言います。

  • お客様の個人情報
  • イベントへの参加やアンケートにご記入いただいた皆様の個人情報
  • お取引先の個人情報
  • 当社へ入社を希望される方の個人情報
  • 当社を退職された方の個人情報
  • 当社へお問い合わせ、または当社を来訪された皆様の個人情報
  • 第三者へ提供した記録(開示のみ)

次の場合、開示等の請求に応じられないことがあります。

請求内容 開示等に応じられない場合
利用目的の通知 (1) 利用目的を本人に通知し、または公表することによって本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合

(2) 利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事業者の権利または正当な利益を害する恐れがある場合

(3) 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

(4) 開示対象個人情報の利用目的が明らかな場合

開示 (1) 本人または第三者の生命、身体、財産、その他の権利利益を害する恐れがある場合

(2) 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合

(3) 法令に違反することとなる場合

内容の訂正、追加または削除 (1) 開示対象個人情報の内容が、利用目的からみて訂正等が必要ではない場合や誤りである旨の指摘が正しくない場合
利用の停止、消去及び第三者提供の停止 (1) 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合

(2) 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合

(3) 法令に違反することとなる場合

2.開示等の請求手続き

次の手続きに従って請求願います。

申請書類等について

申請者 必要な申請書類等 備考
本人

(1) 開示等申請書 [ PDF:135KB ]

(2) 本人の身分を証明する書類(免許証、パスポート、健康保険証等)のコピー

コピー代、本人確認書類の取得費等、申請に要する諸経費は、すべて申請者負担でお願い致します。
代理人

(1) 開示等申請書 [ PDF:135KB ]

(2) 本人の身分を証明する書類(免許証、パスポート、健康保険証等)のコピー

(3) 委任状 [ PDF:63KB ]

(4) 代理人の身分を証明する書類(免許証、パスポート、健康保険証等)のコピー

備考
コピー代、本人確認書類の取得費等、申請に要する諸経費は、すべて申請者負担でお願い致します。

  • ※本人または代理人を証明する書類に本籍地が記載されている場合は、塗りつぶしていただくようお願い致します。
  • ※本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから3年経過後に責任をもって廃棄致します。
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郵送先について

郵送先は次のとおりです。なお、直接当社にご来訪いただいての請求はお受けいたしかねますので、あらかじめご了承ください。

〒060-0004 札幌市中央区北4条西7丁目1番地8

株式会社HBA 総務部 宛

  • ※郵送料は申請者負担でお願い致します。

手数料及び返信用切手について

手数料:無料

返信用切手:開示等請求内容が「利用目的の通知」、又は「開示」の場合で郵送を希望するときは 509円分 を同封願います。

(郵便料金84円+簡易書留料金320円+本人限定受取郵便料金105円=計509円)

3.開示等の対応

申請書類の受け付け、及び必要書類の確認ができしだい対応し、結果(開示等に応じられない場合も含む)を申請者(本人または代理人)へ連絡致します。

4.開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書、本人確認書類等の個人情報は、本人確認、保有個人情報との照合、開示等のご請求に関するご本人との連絡、またはご本人との間で質疑が生じた場合の確認等、開示等のご請求への対応に必要な範囲でのみ取り扱います。

個人情報に係る安全管理措置について

当社は、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を策定し、個人情報保護規程等を整備し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。 また、個人情報を取り扱うにあたり、以下の安全管理措置を講じております。

  • 組織的安全管理措置
     個人情報保護のための体制の整備等
  • 人的安全管理措置
     従業者に対する教育・啓発活動等
  • 物理的安全管理措置
     個人情報を取り扱うエリアへの入退館管理等
  • 技術的安全管理措置
     個人情報へのアクセス制御、ウイルス対策ソフトの導入等

その他の事項について

  • 重要な変更やお知らせがある場合は、当社ホームページ上でお知らせ致します。
  • 当社では、個人情報の保護を図るために、または関係法令の変更に伴い、個人情報保護方針や個人情報の取り扱いに関する内容を変更することがあります。

社名、住所及び代表者の氏名

株式会社HBA

札幌市中央区北4条西7丁目1番地8

代表取締役執行役員社長 伊藤 尚樹

「個人情報の取り扱いについて」
制定日:2022年10月 1日