POLICY
個人情報の取り扱いについて
事業者の名称
株式会社HBA
個人情報保護管理者
当社は保有する個人情報を適正に取り扱うため、取締役を個人情報保護管理者として定めております。また、その実務管理者として次の者を定めております。
株式会社HBA 経営監査グループ アドバイザー
連絡先: 011-231-8301
個人情報の利用目的
本相談窓口でお預かりした個人情報およびご相談内容は、以下の目的に利用します。
- ご相談内容の確認、ご相談への対応およびご連絡
- ご相談内容に関する事実確認（当社が必要と判断し、かつご本人の同意を得た範囲で行います）
- ハラスメントの防止措置、再発防止策の検討および社内体制の改善
- 上記に関する記録の作成・保管および統計処理（個人が特定されない形に加工して集計します）
お預かりする個人情報の項目
本相談窓口では、以下の項目をフォームにご入力いただけます。
- 任意項目：氏名、氏名ふりがな、メールアドレス、住所、電話番号
- 必須項目：ご相談内容
匿名でのご相談も受け付けますので、任意項目のうちご入力を希望されない項目は空欄のまま送信いただけます。また、ご相談内容の記載により、ご本人以外の方（ご相談の対象となる方、関係者等）の個人情報をお預かりする場合があります。この場合も、上記の利用目的の範囲内でのみ取り扱います。
要配慮個人情報の取り扱いについて
ご相談の内容には、心身の状態や病歴、犯罪により害を被った事実、性的指向・性自認、性生活に関する情報など、要配慮個人情報またはこれと同様の配慮を要する情報が含まれる場合があります。
当社は、これらの情報を、ご相談への対応に必要な範囲に限り、ご本人の同意に基づいて取得し、要配慮個人情報として厳重に管理します。取り扱う者は、相談窓口担当者等、対応上必要な最小限の範囲に限定します。
これらの情報のご記入は任意です。ご記入いただかなくても、ご相談をお受けします。
個人情報の第三者提供について
お預かりした個人情報およびご相談内容は、次の場合を除き、第三者に提供いたしません。
- あらかじめご本人の同意をいただいた場合
- 法令に基づく場合
- ご本人または第三者の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要があり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 利用目的の達成に必要な範囲内において、当該個人情報を委託する場合
事実確認等のためにご相談の対象となる方や関係者へ連絡を行う場合は、事前にご本人にご相談のうえ、同意をいただいた範囲・方法でのみ実施します。ご本人を特定できる情報を伏せた形での対応をご希望の場合は、その旨をお申し出ください。
なお、要配慮個人情報およびこれと同様の配慮を要する情報については、ご本人の同意なく第三者に提供することはありません。
個人情報の委託について
個人情報の取り扱いを外部に委託する場合（社会保険労務士、弁護士等の専門家への相談を含みます）は、当社が規定する個人情報管理基準を満たす企業等を選定して委託を行い、適切な取り扱いが行われるよう監督いたします。
取り扱う者の範囲および保管期間
本相談窓口でお預かりした情報にアクセスできる者は、相談窓口担当者および個人情報保護管理者等、対応上必要な最小限の範囲に限定します。
お預かりした情報は、対応の終了後、当社が定める期間（対応記録として必要な期間）保管したうえで、適切に消去または廃棄します。
取得した個人情報の開示等に応じる問合せ窓口
本人からの請求等により、当社が本件により取得した個人情報の利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去または第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示（「開示等」といいます。）に応じます。
なお、匿名でご相談いただいた場合は、ご本人であることの確認ができないため、開示等のご請求にお応えできない場合があります。
個人情報の開示等の請求等に関する手続き及び窓口
https://www.hba.co.jp/privacy/#open/
個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に生じる結果
本フォームにご入力いただく項目は、ご本人の判断でご提供いただくものです。ただし、ご提供いただかない場合、次のような結果が生じることがありますので、あらかじめご了承ください。
- ご連絡先（メールアドレス・電話番号等）をご提供いただけない場合、ご相談への回答、確認事項のご連絡、対応結果のご報告ができません。
- ご相談内容の具体的な情報をご提供いただけない場合、事実確認や具体的な対応を行うことができず、再発防止に向けた社内での検討にとどまる場合があります。
本人が容易に知覚できない方法による個人情報の取得
本相談窓口のフォームでは、Cookie等により取得した行動履歴を、ご入力いただいた個人情報およびご相談内容と紐付けることはありません。
なお、通信の安全確保および不正アクセス防止の目的で、アクセスログ（IPアドレス、アクセス日時等）を自動的に記録する場合がありますが、これらをご相談内容やご本人の特定に利用することはありません。
