1. 会議準備・運営補助
会議資料の登録
会議資料の登録は、Webブラウザ画面にファイルをドラッグ＆ドロップするだけの簡単操作で完了します。
また、資料を分類するためのフォルダを無制限に作成可能。資料の性質に応じた分類整理が可能です。
利用者へのお知らせ通知
サーバーシステムから利用者にお知らせ通知を行うことができます。
お知らせ通知分は、利用者のEメールやアプリ内に配信することが可能です。
会議の開催案内や資料更新情報の通知など、会議事務局から利用者への業務連絡にも活用することができます。
事務局が資料に共有メモ
資料中に注目してほしい箇所やコメントがあれば、資料登録者（会議事務局）が予め資料内に共有メモをすることができます。
資料の差し替え箇所や、会議中の報告者に必ず読んでほしいところを伝えられるので、円滑な会議運営に活用いただける機能です。
ゲストユーザー機能
Webブラウザ版ゲストユーザーを使えば、専用アプリが無くても手軽に会議に参加することができます。
会議案内はゲストにメール通知、URLから自動的に会議に参加できます（画面同期）。
外部識者が参加する会議体等、システム運用の幅がより広がります。
2. 資料閲覧機能
基本機能
様々なシーンで会議資料を閲覧できるよう充実した資料閲覧機能を備えています。
資料の並列表示
クライアント端末画面を分割し、2つの異なる資料を並列表示させることができます。
各資料でページ送りやメモ書きができるので、予算資料と実績資料の比較や別紙の補足資料の閲覧など、頻繁に複数の資料を見比べることがあるシーンで活用いただけます。
ファイルリンク
資料中のリンクから別の資料を表示することができます。
リンクを設定した議案一覧を用意すれば、メニュ―から資料を探すことなくスムーズな資料切替が可能となります。
全ファイル横断 超高速PDF全文検索
全てのPDF資料を検索し指定したキーワードを含む文書を抽出する機能です。
数百のファイルの中から目的の文書を、わずか数秒で探し出すことができます。
オートフィット・縦スクロール
ノートPC・マウス操作でも快適に資料閲覧。
PCのワイド画面でもA4縦サイズの資料を大きく見れるよう、ワンクリックでウィンドウの幅いっぱいに拡大表示することができます。
3. 会議（画面同期）
発表者のあらゆる操作を同期表示
会議中、発表者端末の画面は参加者端末に完全同期。
資料の拡大・縮小、ポインタ操作など、発表者のあらゆる操作を同期できるので、説明箇所や議論のポイントを的確に共有可能です。
発表者の2画面表示
発表者は、参加者へ共有する発表資料とは異なる資料を並列表示させることができます。
説明補足資料や読み原稿等の参加者に共有されない個別資料を表示することでスムーズな発表を行うことが可能です。
参加者の2画面表示
参加者端末には、発表者の画面を確認しつつ任意ページを閲覧できる「２画面表示機能」を搭載しています。
発表者画面を子画面で確認しつつ任意ページでは資料の先読みや振り返り、メモ記入が可能です。
4. 拡張機能
Office文書PDF自動変換
Office（Word、PowerPoint、Excel）文書の登録時にサーバーシステム上でPDF形式に自動変換する機能です。
レイアウトを崩すことなくそのまま会議資料として利用できます。
会議進行
事務局用端末の操作により、発表者の切り替えや表示資料をコントロールする機能です。
会議発表者自身による資料切り替えと発表者切り替えが不要ですので、円滑な会議進行が可能です。
AD連携（LDAP認証）
SmartDiscussionのログイン認証を既存のADサーバで行うことができますので、現在利用中のユーザIDとパスワードでシステム利用が可能です。
※アクセス権限設定の為、SmartDiscussionへのユーザー登録が必要です。
議案投票・集計
会議参加端末から投票・採決が可能です。
投票結果はリアルタイムに全端末に共有され、サーバーシステムに詳細な投票結果を保存、結果を出力することもできます。
資料/ホワイトボード同時書込
会議参加者全員が発表中の資料や白紙ページに同時にメモ書きが可能です。
会議参加者のアイデアを出し合う等、ディスカッションを活性化させることができます。
5. システム管理
導入効果の見える化
紙の削減効果はもちろんの事、会議ごとに開催回数や所要時間、参加人数を集計してシステムの活用状況を表示することができます。
ペーパーレス会議システム導入事業の成果・効果をさまざまな指標から評価することが可能です。
アプリ機能を段階的に開放
アプリ機能の有効/無効をサーバーシステムで一元コントロールできます。
システムご利用初期段階は、利用頻度の低い機能や応用機能はあえて制限したシンプル機能のみでご利用頂き、利用者の習熟度に応じて順次機能を有効にしていくといった段階的な運用も可能です。
資料の一括ダウンロード
SmartDiscussionは、利用者の部署移動やシステムご契約終了時のデータ引継のことも考慮された製品です。
システム全体やユーザーごとにメモ資料を含む全ての資料をフォルダ構成そのままに一括ダウンロードが可能です。
6. セキュリティ
コンテンツのセキュリティ設定
システム内の資料は高度な暗号化方式で保護。万が一の情報漏洩を防止します。
会議資料の重要度に応じてきめ細かくセキュリティ設定をすることができます。
- 資料の暗号化
- 資料時限消去
- 会議室データの時限削除
- 資料の閲覧有効期限（閲覧開始-終了期間）設定
- ファイルのメモ転送、印刷可否設定
- ファイルへのメモ書き保存可否設定
アクセス制御
システムへのログインはID・パスワードで認証。iPadの指紋認証・顔認証と連携することも可能です。
利用端末の個体認証や端末紛失時の強制削除機能なども備えています。
- ID・パスワード認証
- iPad指紋認証、顔人認証連携
- ホワイトリスト認証
- 端末紛失時のアプリ内データ強制削除
7. 動作環境・機能一覧
| クライアント端末 （iPad/iPhone） |
iPadOS11以上、iOS11以上 ※推奨：2017年発売モデル以降 |
|---|---|
| クライアント端末 （Windows） |
Windows11、Windows10 Fall Creators Update(1709)以降 ※推奨：CPU Core i3（第8世代以降）以上、メモリ4GB以上 |
| クライアント端末 （Android） |
ブラウザー: Google Chrome、メモリ4GB以上 |
| 管理用パソコン （資料登録/管理用） |
ブラウザー: Google Chrome、Microsoft Edge（Chromium版） ※Internet Explorerモードではご利用頂けません。 |
| サーバー | OS: Windows Server 2016、2019、2022 推奨: メモリ8GB以上、 CPU Xeonプロセッサ（2017年発売モデル以降） |
8. 主要機能一覧
| 認証方式 | 資料グループ（会議室）認証モード ユーザー認証モード |
|---|---|
| 資料閲覧機能 | ファイル検索機能（ラベル検索、ファイル名検索） PDFページ一覧のサムネイル表示 PDF検索機能（全文検索、目次表示、横断検索） フォルダの階層構造化 ファイル閲覧補助機能（履歴一覧表示、お気に入り管理） 多言語対応(日本語、英語、中国語) |
| 画面同期 | ファイル選択、ファイルの切り替え ページ送り 資料の一斉更新 発表者の切替え 会議室からの一斉退出 資料へのポインタ同期（PDF、画像、動画対応） 資料へのマーカー・ペン書き同期（PDF、画像対応） 資料の拡大・縮小表示同期（PDF、画像対応） |
| 手書きメモ機能 | PDF・画像ファイルへの手書き/テキストメモ記入保存機能 メモ記入ファイルのサーバアップロード/ダウンロード機能 （メモ記入ファイルは、元のファイル形式のままダウンロード可能です） |
| セキュリティ機能 | アプリ起動時の会議室入室パスワード制限 配布資料の暗号化 配布資料の外部アプリ連携可否設定 配布資料の閲覧有効期限設定 有効期限経過時の会議室資料の時限消去 配布資料へのメモ記入保存可否設定 会議終了時の配布資料強制削除 端末紛失時の遠隔消去コマンド発行 |
| オプション機能 | Office文書PDF変換 議案投票・集計 AD連携 会議進行 資料/ホワイトボード同時書込 |
| 対応ファイル形式 | PDF、動画（MP4、M4V）、画像（JPG、PNG）、音声（MP3） Microsoft Word/PowerPoint/Excel ※Office文書PDF変換オプションご利用時 HTMLコンテンツ ※ 画面同期には対応しておりません |